Nous sommes une entreprise spécialisée dans le domaine de la Gestion des Ressources Humaines (GRH). Nous offrons des solutions optimisées dans le recrutement, la mise à disposition de personnel (local et expatrié), le Conseil RH, la Formation, ainsi que l'externalisation de la paie (payroll). Nous opérons sur toute l'étendue de l'Afrique Centrale. La Sodeico Manpower est également membre d'un Consortium International qui fournit de l'expertise technique et de la gestion de projets intégrés financés par des bailleurs de fonds, tels que l'Union Européenne (UE), la Banque Mondiale (WB) et la Banque Africaine de Développement (BAD). La SODEICO Manpower est votre partenaire de performance. Nous vous accompagnons avec un service de qualité, ce qui vous permet désormais de vous focaliser sur votre cœur de métier, pour une meilleure productivité.

1.  CONTEXTE

La SODEICO Sarl, spécialisée dans le recrutement et la mise à disposition de personnel qualifié, recrute pour le compte d’un de ses clients dans le secteur humanitaire un Assistant Administratif et Support Terrain Programme Réhabilitation (F/H). Le titulaire du poste aura pour mission d’assurer la préparation, la consolidation et la reconstitution complète des dossiers de paiement avant, pendant et après paiement, dans une moindre mesure de faciliter la préparation ou reconstitution des dossiers d’achats et le suivi RH des employés localisés sur terrain, afin de garantir la fluidité opérationnelle, la conformité administrative et financière, et la qualité des dossiers transmis aux services support avant traitement et archivage.

2.  POSITION ORGANISATIONNELLE

Le titulaire de ce poste sera sous la Supervision du Project Manager Réhabilitation.

3.  PRINCIPALES ACTIVITES ET TACHES

A. Préparation administrative des paiements (cash for work et journaliers)

• Collecter et vérifier les listes de présence, listes de paie et justificatifs fournis par les équipes techniques.
• Préparer et consolider les synthèses de billetage, demandes de sortie de caisse et demandes de fonds selon les procédures internes.
• Vérifier la conformité des affectations budgétaires (codes projet, lignes budgétaires).
• Assurer la cohérence entre les données terrain, les bases de données et les documents financiers.

B. Gestion documentaire et archivage papier des paiements

• Constituer des dossiers complets de paiement incluant :
• Listes de présence;
• Listes de paie validées;
• Autorisation de sortie de caisse;
• Billetage et préparation de paiement;
• Demandes de fonds;
• Justificatifs et pièces annexes;
• Procès-verbaux de paiement;
• Assurer la qualité, l’exhaustivité et la traçabilité des dossiers papier;
• Produire les mémos éventuels pour explication ;
• Transmettre les dossiers complets au service financier pour archivage et faciliter le traitement des factures du prestataire de paiement.

C. Appui lors des opérations de paiement

• Appuyer la préparation logistique et documentaire des sessions de paiement en cash.
• Participer à la rédaction des procès-verbaux de paiement en collaboration avec le prestataire externe et l’équipe technique du programme.
• Assurer le recollement des montants distribués avec les listes validées et les rapports du prestataire.

D. Appui au suivi administratif des dossiers achats – Département Réhabilitation

• Appuyer la constitution et la reconstitution des dossiers achats liés aux activités de réhabilitation (travaux, matériaux, prestations).
• Effectuer des déplacements terrain et bureau pour la récolte des documents et signatures manquantes.
• Contribuer à la mise à jour des tableaux de suivi des achats du département réhabilitation.

E. Appui administratif au PM sur aspects RH pour le personnel terrain

• Appuyer la constitution et la mise à jour des dossiers RH du personnel terrain (cantonniers, journaliers, staff projet) ;
• Collecter et vérifier les documents RH (contrats, fiches d’engagement, feuilles de présence, TimeSheet, copies d’identités) ;
• Collecter et traiter le suivi des présences, absences et rotations du personnel terrain en coordination avec les conducteurs de travaux et contremaitres ;
• Appuyer la transmission des informations RH (changements d’affectation, fin de contrat, absences prolongées) au service RH ;
• Participer à la préparation des documents de missions et déplacements ; demandes de déplacement, demande d’OM, préparation des demandes de PerDiem.

F. Gestion des bases de données/DATA et outils bureautiques

• Mettre à jour et gérer les bases de données Excel / tableurs des bénéficiaires ; paiements, présences, suivi achats réhabilitation et personnel terrain ;
• Produire des tableaux de suivi administratifs et des rapports synthétiques ;
• Assurer la cohérence entre les données papier et numériques.

G. Coordination et communication

• Travailler en étroite collaboration avec :
• Chef de Projet de Province (référent hiérarchique) ;
• Conducteurs de travaux et responsables techniques ;
• Service Finance, Logistique, RH et MEAL ;
• Prestataires externes (paiement, fournisseurs) ;
• Servir de point focal administratif entre l’équipe programme et les services support.

H. Compétences techniques

• Capacité à gérer et structurer des bases de données ;
• Connaissance des procédures administratives, achats et RH d’ONG (atout) ;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs flux administratifs.

I.  Compétences comportementales

• Grande rigueur et sens du détail ;
• Organisation, méthode et respect des délais ;
• Patience et capacité à gérer un volume important de documents ;
• Autonomie, proactivité et sens des responsabilités ;
• Esprit d’équipe et bonnes capacités de communication.

I.  Compétences comportementales

• Grande rigueur et sens du détail ;
• Organisation, méthode et respect des délais ;
• Patience et capacité à gérer un volume important de documents ;
• Autonomie, proactivité et sens des responsabilités ;
• Esprit d’équipe et bonnes capacités de communication.

4. Mandats Spéciaux

La collaboratrice/le collaborateur peut être amené·e·à exécuter des fonctions et des tâches non spécifiées dans la présente description de poste, dans la limite de son champ de compétences. Il peut également lui être demandé, si nécessaire, d’apporter un soutien dans d’autres domaines de travail.

5.  Enjeux du poste

 1. Gains opérationnels pour le programme

• Libération du temps des équipes techniques pour se concentrer sur l’exécution des travaux et le suivi qualité ;
• Réduction des délais de paiement des bénéficiaires, améliorant l’acceptabilité communautaire et la crédibilité du projet. ;
• Meilleure coordination entre programme et support, limitant les goulots d’étranglement administratifs.

2. Gains en conformité et réduction des risques

• Dossiers administratifs complets et traçables, conformes aux exigences des bailleurs et audits ;
• Réduction des risques d’erreurs financières, de paiements non justifiés ou de non conformités ;

Amélioration de la qualité de l’archivage, de la documentation projet et de la disponibilité des données de base actualisés dans les outils de suivis.

3. Gains pour les services support

• Diminution de la charge opérationnelle des aspects paiements;
• Meilleure visibilité et suivi des flux paiements, achats et personnel terrain;
• Stabiliser un délai de paiement court des travailleurs CFW et journaliers;
• Accélération du traitement des factures prestataires et clôtures financières.

6.  QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES

• Être titulaire d’un diplôme de Licence en Economie, gestion des projets, développement rural ou communautaire ou équivalent ;
• Avoir une expérience générale d’au moins 3 ans dans un projet de réhabilitation des voies et dessertes agricoles (infrastructures, communautaire, post conflit, etc.) ;
• Avoir une expérience spécifique justifiée d’au moins 2 ans an tant que professionnel de l’ administration idéalement dans un organisme financé par les bailleurs.

7.  LANGUES

• La Maîtrise du français (écrit et parlé) ;
• La connaissance de l’anglais est un atout.

8. INFORMATIQUE

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, tableurs) ;

9. DOSSIER DE CANDIDATURE

Nous vous invitons à postuler directement sur notre site internet www.sodeico.org en joignant votre CV en format Word ou Pdf (tout autre format ne sera pas accepté) et la lettre de motivation dans le champ indiqué avec la mention impérative du poste sollicité " Assistant Administrateur et Support Terrain Programme Réhabilitation (F/H)." au plus tard le 12 Mars 2026 à 23h59.

Les postulants sans-emplois sont priés de se munir d’une carte de demandeur d’emploi délivrée par l’ONEM.

• Seuls les candidats retenus seront convoqués.
• Les candidatures féminines sont vivement encouragées !